Keďže rovnaké digitálne dáta sú využívané v pracovnom procese, je prirodzené predpokladať, že nebudú zistené žiadne rozdiely vo farebných informáciách v jednotlivých krokoch tlače. Avšak v skutočnosti, rozdiely vznikajú; rôzne zariadenia reprodukujú farby rozdielne, rovnako ako aj rôzne monitory používané v jednotlivých procesoch. To znamená, že farba, ktorú vidíme, nie je vždy rovnaká.
V praxi, medzi rôznymi zariadeniami farby úplne neladia.
Jedným z dôvodov je skutočnosť, že vstupné / výstupné zariadenia, ako sú skenery, monitory a farebné tlačiarne majú rôzne spôsoby na generovanie farieb a rôzne farebné reprodukčné oblasti pre reprodukciu farieb. Ako výsledok, aj keď sú použité rovnaké zdroje, farba, ktorá je reprodukovaná sa bude v zariadeniach líšiť. Inými slovami, je teoreticky nemožné, aby nastala “absolútna” zhoda farieb medzi rôznymi zariadeniami.
Aj v prípade monitorov, každý z nich má svoje vlastné charakteristiky reprodukcie farieb (rozdiely) a iné špecifiká, ako je zhoršenie kvality opotrebovaním. Vzhľadom na tieto faktory, je ťažké získať rovnaké farby na displeji na viacerých monitoroch.
Vedzte, že v profesionálnom pracovnom prostredí, ktoré vyžaduje prísne riadenie farieb, ak je prílišný rozdiel v reprodukcii farieb medzi zariadeniami, bude dosť neisté, či konečný výsledok prinesie požadovanú farbu. Okrem toho, tento problém môže byť umocnený rozdielmi v chápaní farby od jedného pracovníka k inému, čo môže významne meniť výsledok.
Pomocou zdieľaného farebného priestoru, správa farieb sa môže vykonávať rovnomerne od počiatočnej fázy pracovného procesu. Zásadnou úlohou pri systéme správy farieb je pohltiť oba rozdiely medzi rôznymi nastaveniami pracovného miesta (klient, designer, prepress a tlačiareň) a rozdielu medzi zariadeniami, a ponúknuť prostredie, kde rovnaké dáta vždy vyzerajú zhodne aj pri kontrole.
Kedy teda pristúpiť k správe farieb. Najčastejšie takéto prípady súčasnej fotografickej praxe nastávajú, ak sú obrazové dáta nadobudnuté fotoaparátom v sRGB priestore a potom zobrazovaná na AdobeRGB monitore *, alebo naopak ak sú získané v AdobeRGB priestore a potom zobrazované na sRGB-monitore **.
* AdobeRGB-monitor ….. monitor, ktorého charakteristika (farebný priestor) sa zhoduje, alebo sa podobá štandardnému priestoru AdobeRGB (1998), môže byť tiež nazývaný ako „widegamutový monitor”.
** sRGB-monitor ….. monitor ktorého charakteristika (farebný priestor) sa zhoduje alebo sa podobá štandardnému priestoru sRGB (IEC 61966-2.1). Ak neni gamut monitora špecifikovaný výrobcom, predpokladá sa práve sRGB.
Aby Správa farieb (a teda aj konverzia farebných dát) mohla správne fungovať, je treba poznať farebné vstupné i výstupné farebné rozhrania. Potrebné informácie o farebnom rozhrani vstupných dát alebo farebnom rozhraní výstupných periférií sa Správa farieb dozvie z ICC-profilu.
Potrebná úroveň správy a kontroly farieb sa líši od fotografa k fotografovi a od pracovného prostredia, v ktorom pracuje.